1. Kto jest administratorem danych
- Administratorem danych osobowych jest Kamai.pl Sp. z o.o. z siedzibą w Woli Batorskiej, Wola Batorska 1018, 32-007 Zabierzów Bocheński, KRS 0000361320, NIP 6832056712, REGON 121297532 (dalej: „my”, „Administrator”). Prowadzimy hurtownię dropshipping Dropcom.eu.
- W sprawach danych osobowych kontaktuj się z nami:
- e-mailem: biuro@dropcom.eu (w temacie wpisz „Dane osobowe”),
- listownie: Kamai.pl Sp. z o.o., Wola Batorska 1018, 32-007 Zabierzów Bocheński,
- telefonicznie: +48 12 307 28 21 (w dni robocze, 8:00–16:00).
- Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. [DO POTWIERDZENIA]
2. Czego dotyczy polityka
- Polityka opisuje przetwarzanie danych osobowych:
- osób odwiedzających stronę https://dropcom.eu, w tym korzystających z formularzy kontaktowych i z asystenta AI,
- użytkowników panelu B2B pod adresem https://b2b.dropcom.eu: partnerów będących osobami fizycznymi, osób reprezentujących partnerów i ich pracowników,
- osób, które kontaktują się z nami e-mailem lub telefonicznie w sprawach współpracy, w tym przedstawicieli producentów i dostawców.
- Polityka nie dotyczy danych klientów końcowych naszych partnerów (odbiorców przesyłek dropshippingowych). Te dane przetwarzamy jako podmiot przetwarzający na zlecenie partnera, który jest ich administratorem, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Jeśli jesteś odbiorcą przesyłki i masz pytanie o swoje dane, skontaktuj się ze sklepem, w którym kupiłeś towar. Przekażemy mu też Twoje zapytanie, jeśli trafi do nas.
3. Skąd mamy dane
- Większość danych podajesz nam sam: w formularzu, w rozmowie z asystentem AI, w formularzu rejestracji w panelu B2B, w zamówieniu, e-mailu lub rozmowie telefonicznej.
- Dane osób reprezentujących partnera lub jego pracowników (np. osób upoważnionych do składania zamówień) może nam przekazać partner.
- Przy rejestracji pobieramy dane firmy z publicznych rejestrów: CEIDG, KRS, rejestru REGON (GUS), wykazu podatników VAT („biała lista”), a dla firm z innych państw UE z systemu VIES. Dane te mogą obejmować imię i nazwisko przedsiębiorcy lub członków zarządu.
- Część danych technicznych zapisuje automatycznie serwer i przeglądarka (punkt 9 i 10).
4. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania
Podstawy prawne to przepisy art. 6 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO): lit. a (zgoda), lit. b (umowa lub działania przed jej zawarciem), lit. c (obowiązek prawny), lit. f (prawnie uzasadniony interes administratora).
| Cel | Jakie dane | Podstawa prawna | Jak długo |
|---|---|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie z formularza, e-maila lub telefonu | e-mail, imię i nazwisko, firma, telefon, kraj, miasto, treść zapytania i odpowiedzi w formularzu, strona, z której wysłano formularz | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (gdy pytasz o współpracę we własnym imieniu) albo lit. f (nasz interes: obsługa zapytań i kontakt B2B z osobą reprezentującą firmę) | do 3 lat od ostatniego kontaktu, chyba że zawrzemy umowę |
| Dowód zgody złożonej w formularzu | treść i wersja zgody, data, pełny adres IP, przeglądarka | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 7 ust. 1 RODO oraz lit. f (wykazanie zgodności z prawem) | tak jak dane zapytania, a w razie sporu do jego zakończenia |
| Asystent AI: odpowiedź na pytanie | treść pytań i odpowiedzi, identyfikator rozmowy, adres strony, skrócony adres IP, przeglądarka i system | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz interes: udzielanie informacji o współpracy na Twoją prośbę, poprawa jakości odpowiedzi) | 12 miesięcy od rozmowy [DO POTWIERDZENIA] |
| Przekazanie rozmowy z asystentem do biura obsługi klienta | dane kontaktowe, które podasz, i ostatnie wiadomości rozmowy | art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, jak przy zapytaniu | jak przy zapytaniu |
| Rejestracja i weryfikacja partnera, prowadzenie konta w panelu B2B | dane firmy, NIP, adres, dane osób upoważnionych (imię, nazwisko, e-mail, telefon), login, adresy dostaw, dane z rejestrów publicznych | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (partner będący osobą fizyczną) albo lit. f (nasz interes: współpraca z firmą, weryfikacja kontrahenta, kontakt z jego przedstawicielami) | przez czas posiadania konta, a potem do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
| Zamówienia, płatności, dostawy, zwroty i reklamacje | dane z zamówienia, dane do faktury, historia zamówień i płatności, korespondencja | art. 6 ust. 1 lit. b RODO albo lit. f (jak wyżej), lit. c (obowiązki z prawa cywilnego i podatkowego) | do upływu terminu przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą) |
| Rachunkowość i podatki, w tym faktury w KSeF | dane z faktur i dowodów księgowych | art. 6 ust. 1 lit. c RODO (ustawa o rachunkowości, ustawa o VAT, Ordynacja podatkowa) | 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Kredyt kupiecki i odroczony termin płatności | historia współpracy i płatności, dane firmy | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz interes: ocena ryzyka handlowego) | przez czas współpracy i do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
| Informacje handlowe o naszej ofercie dla partnerów i firm, z którymi się kontaktowaliśmy | e-mail, telefon, imię i nazwisko, firma | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (marketing bezpośredni własnych usług); wysyłka e-mailem lub kontakt telefoniczny tylko za Twoją zgodą wymaganą przez art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej | do sprzeciwu lub cofnięcia zgody |
| Dochodzenie roszczeń i obrona przed nimi | dane potrzebne do wykazania faktów | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | do upływu terminu przedawnienia roszczeń i zakończenia postępowania |
| Bezpieczeństwo strony i ochrona przed nadużyciami | adres IP (w logach serwera; w limicie zapytań w postaci skrótu kryptograficznego), przeglądarka, czas zapytania; treść pytań do asystenta sprawdzana pod kątem nadużyć | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz interes: bezpieczeństwo usług) | skrót IP w limicie zapytań: około 10 minut; logi serwera: według ustawień dostawcy hostingu [DO POTWIERDZENIA] |
5. Asystent AI
- Na stronie dropcom.eu działa asystent AI: czat, który odpowiada na pytania o współpracę na podstawie naszej bazy wiedzy. Odpowiedzi tworzy system sztucznej inteligencji, a nie człowiek. Mogą zawierać nieścisłości i nie są ofertą. Wiążące są regulamin i informacje w panelu B2B.
- Gdy wysyłasz pytanie, przekazujemy do OpenAI (punkt 6) treść pytania, do 10 ostatnich wymian z bieżącej rozmowy, adres strony, na której jesteś, i wybrany w rozmowie temat. Najpierw pytanie trafia do automatycznej moderacji (wykrywanie treści niedozwolonych), a potem do modelu językowego, który przygotowuje odpowiedź.
- Wysyłamy zapytania z ustawieniem, które wyłącza przechowywanie odpowiedzi po stronie OpenAI na potrzeby dalszych rozmów. Zgodnie z warunkami usług API OpenAI nie wykorzystuje tych danych do trenowania modeli i może je przechowywać do 30 dni w celu wykrywania nadużyć. [DO POTWIERDZENIA: warunki umowy z OpenAI]
- Rozmowy zapisujemy na naszym serwerze (punkt 4). Nie łączymy ich z kontem w panelu B2B. Pełny adres IP zapisujemy tylko wtedy, gdy w rozmowie lub formularzu wyrazisz zgodę na kontakt, jako dowód tej zgody. W pozostałych przypadkach zapisujemy adres IP skrócony (bez ostatniej części), który nie wskazuje konkretnego połączenia.
- Nie podawaj w rozmowie danych szczególnych kategorii (np. o zdrowiu), danych innych osób, haseł ani danych płatniczych.
- Asystent nie podejmuje wobec Ciebie decyzji, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają (art. 22 RODO). Gdy poprosisz o kontakt, Twoje zapytanie trafia do pracownika biura obsługi klienta.
6. Komu przekazujemy dane
- Dane mogą otrzymać podmioty, które świadczą dla nas usługi i przetwarzają dane na nasze polecenie (podmioty przetwarzające), na podstawie umów powierzenia:
- Hostinger (Hostinger International Ltd.): hosting strony dropcom.eu, przechowywanie zapisów z formularzy i rozmów z asystentem, wysyłka powiadomień e-mail z formularzy,
- OpenAI (OpenAI Ireland Ltd.): obsługa asystenta AI i moderacja treści pytań,
- dostawca i serwis systemu ERP i platformy B2B, na których działa panel b2b.dropcom.eu [DO POTWIERDZENIA: nazwa dostawcy i miejsce hostingu],
- dostawca poczty e-mail, na której działają nasze skrzynki [DO POTWIERDZENIA],
- dostawca systemu CRM, w którym prowadzimy kontakty handlowe, jeśli jest to podmiot zewnętrzny [DO POTWIERDZENIA],
- podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, informatyczne i niszczenia dokumentów, w zakresie potrzebnym do wykonania usługi.
- Dane mogą otrzymać także odrębni administratorzy, w zakresie potrzebnym do wykonania ich zadań:
- firmy kurierskie i transportowe (np. DHL, DPD, InPost, GLS, Raben) przy dostawach na adres partnera i przy reklamacjach przewozu,
- banki, w których prowadzimy rachunki, przy obsłudze płatności,
- organy publiczne, w tym Krajowa Administracja Skarbowa (m.in. przez Krajowy System e-Faktur), gdy wymagają tego przepisy,
- Google (YouTube), gdy klikniesz przycisk odtworzenia filmu na naszej stronie (punkt 10 ust. 4).
- Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych innym firmom.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
- OpenAI może przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych. Podstawą przekazania są standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską lub decyzja Komisji o odpowiednim stopniu ochrony (EU-US Data Privacy Framework), jeśli odbiorca jest nią objęty. [DO POTWIERDZENIA]
- Google (YouTube) może przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych na podstawie EU-US Data Privacy Framework.
- Serwery hostingu strony znajdują się w Europejskim Obszarze Gospodarczym. [DO POTWIERDZENIA: lokalizacja centrum danych]
- Kopię zabezpieczeń stosowanych przy przekazaniu danych poza EOG możesz otrzymać, pisząc na adres z punktu 1.
8. Twoje prawa
- Masz prawo:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
- sprostowania danych (art. 16 RODO),
- usunięcia danych (art. 17 RODO), jeżeli nie musimy ich dalej przechowywać, np. na podstawie przepisów podatkowych,
- ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
- przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO),
- sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 21 RODO); sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego zawsze uwzględniamy,
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
- Aby skorzystać z praw, napisz na adres z punktu 1. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości.
9. Czy musisz podać dane
- Podanie danych jest dobrowolne.
- Bez adresu e-mail nie wyślesz formularza kontaktowego, a bez danych wymaganych w rejestracji nie założysz konta w panelu B2B.
- Bez danych do zamówienia i faktury nie zrealizujemy zamówienia.
- Z asystenta AI możesz korzystać bez podawania danych kontaktowych.
10. Pliki cookies i pamięć przeglądarki
- Strona dropcom.eu nie używa plików cookies analitycznych ani reklamowych i nie korzysta z narzędzi śledzących (np. Google Analytics, Meta Pixel). Czcionki są ładowane z naszego serwera, a mapa dojazdu to zwykły link do Google Maps.
- Strona zapisuje w pamięci przeglądarki (sessionStorage i localStorage) tylko poniższe informacje. Identyfikator rozmowy i parametry wejścia zapisujemy dopiero, gdy wyślesz formularz albo skorzystasz z asystenta; samo przeglądanie strony niczego nie zapisuje. Nie są to pliki cookies i nie są wysyłane do nas automatycznie. Wartości z sessionStorage znikają po zamknięciu karty.
| Nazwa | Gdzie | Po co | Jak długo |
|---|---|---|---|
dropcom.cv | sessionStorage | losowy identyfikator rozmowy, który łączy pytania do asystenta AI i formularz w jednej wizycie | do zamknięcia karty |
dropcom.entry | sessionStorage | parametry adresu wejścia (utm) i adres strony, z której przyszedłeś; dołączamy je do zapytania, jeśli wyślesz formularz | do zamknięcia karty |
dropcom-debug | sessionStorage | tryb diagnostyczny dla zespołu, włączany tylko specjalnym adresem | do zamknięcia karty |
dropcom-ph | localStorage | narzędzie wersji testowej strony (pokazywanie oznaczeń grafik); nie występuje w wersji produkcyjnej | do usunięcia w przeglądarce |
- Historia rozmowy z asystentem jest przechowywana tylko w pamięci otwartej strony i znika po jej przeładowaniu lub zamknięciu. Kopia rozmowy jest zapisywana na naszym serwerze (punkt 5).
- Filmy z YouTube na stronie ładują się dopiero po kliknięciu przycisku odtwarzania, w trybie rozszerzonej prywatności (youtube-nocookie.com). Od tej chwili Google może zapisywać w przeglądarce własne dane i otrzymuje Twój adres IP. Zasady Google: https://policies.google.com/privacy.
- Panel B2B (b2b.dropcom.eu) używa plików cookies niezbędnych do logowania i działania koszyka. [DO POTWIERDZENIA: lista cookies panelu]
- Zapisy w pamięci przeglądarki możesz w każdej chwili usunąć w ustawieniach przeglądarki. Strona działa także wtedy, gdy przeglądarka blokuje takie zapisy, ale bez nich panel B2B nie pozwoli się zalogować.
- Serwer strony zapisuje w logach dane techniczne każdego zapytania: adres IP, datę i godzinę, adres strony, przeglądarkę. Służą one bezpieczeństwu i diagnozowaniu błędów.
11. Bezpieczeństwo danych
- Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności szyfrowane połączenia (HTTPS), dostęp do danych tylko dla upoważnionych osób, przechowywanie zapisów z formularzy i rozmów w katalogu niedostępnym z internetu, skracanie adresów IP tam, gdzie pełny adres nie jest potrzebny, i limity zapytań chroniące przed nadużyciami.
- Nigdy nie prosimy o hasło do panelu B2B e-mailem ani telefonicznie. Numer rachunku do zapłaty podajemy na fakturze proforma.
12. Zmiany polityki
- Możemy zmieniać politykę, gdy zmienią się przepisy, usługi lub sposób przetwarzania danych. Nowa wersja obowiązuje od publikacji na stronie, a o istotnych zmianach partnerów informujemy e-mailem lub w panelu B2B.
- Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem https://dropcom.eu/pl/polityka-prywatnosci/. Numer wersji i data są podane na górze dokumentu.
Pytania o dane osobowe: biuro@dropcom.eu, +48 12 307 28 21.